Dalam proyek pengembangan perangkat lunak terdapat berbagai risiko yang dapat berdampak pada tujuan proyek. Oleh karena itu diperlukan sebuah Project Risk Management yang dapat menanggulangi perihal ii agar proyek dapat tetap berjalan degan lancar. Yuk! mari kita simak penjelasan selengkapnya dalam post berikut ini.

Risiko

Risiko yang dimaksud di sini adalah ketidakpastian suatu kejadian atau kondisi yang bilamana terjadi akan berdampak terhadap tujuan proyek. Risiko ini dapat terjadi sewaktu-waktu dan akan berdampak pada lingkup, jadwal, biaya, dan kualitas. 

Elemen Risiko:
  • Peristiwa berisiko: apa yang mungkin terjadi pada proyek kita?
  • Kerangka waktu risiko: kapan hal itu mungkin terjadi?
  • Probabilitas: seerapa besar kemungkinan peluang terjadi?
  • Konsekuensi: apa dampaknya?
  • Antisipasi: apa yang bisa dilakukan sebelum suatu peristiwa terjadi?
  • Kontingensi: apa yang harus dilakukan ketika suatu peristiwa terjadi?

Project Risk Management

Manajemen proyek berfokus pada identifikasi, analisis, dan strategi untuk merespon risiko secara efektif dan efisien. Beberapa manfaat manajemen risiko antara lain:
  • Melihat risiko yang tidak tampak
  • Mengurangi keterkejutan & konsekuensi negatif
  • Memberikan kontrol yang lebih baik atas proyek
  • Meningkatkan peluang untuk mencapai tujuan proyek sesuai anggaran da tepat waktu
  • Minimalkan ketidakpastian pada proyek
Berikut tahapan-tahapan management risiko yang dapat dilakukan:

1. Identifikasi Risiko
Meliputi proyek, produk, bisnis, yang memungkinkan diidentifikasi risikonya. Dalam tahap ini kita harus dapat mengidentifikasi seluruh aspek risiko dengan jelas hingga potensi masalah yang sebenarnya, bukan hanya gejala.

Tahap ini harus dilaksanakan sebagai suatu proses tim dengan menggunakan pendekatan brainstorming. Untuk mendukung jalannya tahap ini maka dibuat checklist dari berbagai kemungkinan risiko. 

Jenis/kategori risiko dalam proyek sendiri terdiri dari poin-poin berikut :
  • Eksternal : Terkait pemerintah, pelanggan, pasar yang secara tidak langsung ikut mempengaruhi proyek akibat kebijakan dan siklus yang terjadi.
  • Teknis : Terkait perubahan teknologi yang perlu diikuti
  • Orang : Terkait anggota tim
  • Organisasi : Terkait seluruh elemen dalam organisasi
  • Kegiatan Manajemen : Terkait pekerjaan kontrol proyek
  • Risiko yang tidak dapat diprediksi
2. Analisis Risiko
Selama proses analisis risiko, maka harus diperhatikan setiap risiko yang teridentifikasi dan membuat keputusan tentang probabilitas dan keseriusannya. 

3. Perencanaan Risiko
Tahap ini memerhatikan setiap risiko kunci yang telah diidentifikasi dan mengidentifikasi strategi untuk mengelola risiko-risiko tersebut berdasarkan nilai dampak dan probabilitasnya serta strategi atau hal yang harus dilakukan untuk menguragi nilai dari kedua aspek tersebut.

Beberapa strategi risiko antara lain:
  • Strategi menghindari, mengikuti strategi ini berarti bahwa probabilitasnya untuk timbulnya risiko akan berkurang.
  • Strategi Meminimisasi, mengikuti strategi ini berarti bahwa dampak dari risiko akan berkurang
  • Rencana Contigency, mengikuti strategi ini berarti anda bersiap untuk yang terburuk dan tersedia untuk menghadapinya
4. Monitoring Risiko
Tahap ini berarti tim secara rutin mengawasi risiko-risiko yang telah teridentifikasi untuk menentukan apakah risiko tersebut akan menjadi lebih atau kurang probabilitasnya atau tidak dan juga apakah dampak dari risiko tersebut telah berubah.

RBS (Risk Breakdown Structure)

Risk Breakdown Structure (RBS) adalah pengelompokan risiko dalam suatu komposisi hirarkis risiko organisasi yang logis, sistematis, dan terstruktur secara alami sesuai dengan struktur organisasi atau proyek. Sasaran penerapan RBS adalah kejelasan pemangku risiko atau peningkatan pemahaman risiko organisasi atau proyek dalam konteks kerangka kerja yang logis serta sistematis.

RBS terdiri dari dua tahapan, yaitu tahapan pengembangan RBS dan tahap penerapannya.
  • Tahap pengembangan meliputi penyusunan hirarki yang didasarkan pada struktur organisasi atau struktur proyek yang ada, atau berdasarkan pengalaman yang lalu. Bila terjadi perubahan struktur organisasi atau struktur pekerjaan proyek (works breakdown structure) maka RBS perlu disusun ulang untuk disesuaikan dengan struktur yang baru. Hasil pengembangan RBS pada tahap pertama akan berfungsi sebagai sumber informasi pada tahap berikutnya untuk proses identifikasi risiko, analisis risiko, dan pelaporan risiko. Secara keseluruhan, RBS ini mirip dengan aplikasi dari pengembangan risk taxonomy, hanya lebih mengacu pada struktur organisasi yang ada atau WBS yang telah dikembangkan.
  • Tahapan Pelaksanaan RBS, bila RBS akan diterapkan pada proyek maka proses pengembangan RBS menggunakan dasar WBS (works breakdown structure). WBS adalah suatu struktur pembagian proyek secara hierarkis yang khusus dikembangkan untuk keperluan proyek tersebut. Pada penerapan untuk organisasi, selain proses bisnis juga didasarkan pada struktur organisasi yang ada. Sebagai input untuk proses penyusunan RBS adalah risiko-risiko yang pernah dialami dan hampir selalu berulang. Begitu pula dengan sumber-sumber risiko bagi organisasi dan seringkali mempunyai tampilan seperti bagan organisasi.

Risk Matrix

Risk Assessment Matrix (Matriks Penilaian Risiko) merupakan sebuah alat manjemen proyek yang dapat menilai setiap risiko dalam proyek yang sedang dijalankan untuk kemudian menentukan langkah apa yang hendaknya diambil oleh tim. Hal ini dibuat dalam bentuk tabel sederhana dimana risiko dikelompokkan berdasarkan kemungkinan dan tingkat dampak atau jenis konsekuensi yang dapat ditimbulkan dari risikonya.

Dalam matriks risiko ini kita dapat menempatkan risiko dalam matriks berdasarkan dua kriteria, yaitu:
1. Likehood (kemungkinan)
Merupakan suatu probabilitas risiko. Berdasarkan kemungkinan terjadinya risiko, risiko dapat diklasifikasikan dalam salah satu dari lima kategori berikut:
  • Definite: Sebuah risiko yang hampir pasti akan muncul saat pelaksanaan proyek. Jika melihat presentase risiko yang lebih dari 80% kemungkinan akan menyebabkan masalah termasuk dalam kategori ini.
  • Likely: Risiko yang memiliki kemungkinan terjadinya 60-80%.
  • Occasional: Risiko yang memiliki kemungkinan terjadinya 50/50 kejadian.
  • Seldom: Risiko yang memiliki probabilitas kejadian rendah namun tetap tidak bisa dikesampingkan sama sekali.
  • Unlikely: Risiko yang langka dan luar biasa yang memiliki peluang terjadinya kurang dari 10%.
2. Consequences
Merupakan tingkat keparahan dampak atau tingkat kerusakan yang diakibatkan oleh risikonya. Konsekuensi dari sebuah risiko dapat digolongkan dan dikelompokkan menjadi lima kategori, yang berdasarkan seberapa parah dampak kerusakannya, diantaranya:
  • Insignificant: Risiko yang akan menyebabkan kerusakan yang hampir dapat diabaikan terhadap keseluruhan kemajuan proyek.
  • Marginal: Jika suatu risiko akan mengakibatkan beberapa kerusakan, namun tingkat kerusakannya tidak terlalu signifikan dan tidak mungkin menghasilkan banyak perbedaan pada keseluruhan kemajuan pada proyek.
  • Moderate: Risiko yang tidak menimbulkan ancaman besar, namun kerusakan yang cukup besar.
  • Critical: Risiko dengan konsekuensi signifikan besar yang dapat menyebabkan sejumlah kerugian besar.
  • Catastrophic: Risiko yang dapat membuat proyek benar-benar tidak produktif dan tidak menghasilkan apapun dan harus menjadi prioritas utama selama manajemen risiko.


Referensi:

  1. https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-risk-breakdown-structure/15346/2
  2. https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-risk-assessment-matrix/17391/2