SCOPE WBS

Sebuah proyek akan mempunyai The Triple Constraint atau tiga hal utama yang memengaruhi keberhasilan dari suatu proyek. Tiga hal utama yaitu scope, cost, dan time/schedule ini harus dapat kita atur agar dapat memaksimalkan quality/project MOV. Ketiga constraint ini harus seimbang atau dalam kata lain jika salah satu constraint berubah maka dua lainnya harus dapat mengikuti/ menyesuaikan.




Untuk mencapai MOV sendiri ketiga constraint haruslah seimbang, dalam arti tidak ada yang berat sebelah di antara ketiga constraint tersebut. Hal ini juga berarti apabila salah satu constraint diubah maka yang lainnya juga harus dapat menyesuaikan. Misalnya ketika scope diperbesar maka tentu time juga harus diperbesar agar proyek dapat tetap dikerjakan dengan lancar.

Scope dalam pengerjaan proyek dapat diartikan sebagai daftar informasi segala sumber daya / resources serta pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Project Scope ini akan menjelaskan keseluruhan pekerjaan, aktivitas dan deliverables yang harus dilakukan oleh tim proyek dalam rangka mencapai MOV. Scope dapat mempengaruhi waktu (time) dan biaya (budget) yang diperlukan untuk mencapai MOV (Measurable Organization Value) (sesuai dengan triple constraint). 

Terdapat 6 proses untuk mengelola scope, yaitu:
  • Plan Scope Management, proses penyusunan scope agar sesuai dengan kemampuan tim proyek dalam mengerjakan semua scopenya serta dapat memiliki MOV yang baik.
  • Collect Requirement, proses yang dilakukan oleh tim proyek dalam rangka membantu customer untuk menentukan apa yang mereka butuhkan. Kolaborasi kerja dilakukan di antara kedua belah pihak untuk dapat menentukan scope proyek. Metode: interview, FGD, observasi lapangan, dll.
  • Define Scope, proses untuk membuat susunan kasar dari scope yang sudah dibahas antar klien dan tim proyek untuk kebutuhan proyek dan produk menjadi lebih jelas dan detail. Beberapa hal yang harus dilakukan: menentukan scope boundary, menentukan statement of work, the scope statement, project deliverables.
  • Create WBS, proses ini berfungsi untuk mendefinisikan pekerjaan yang akan dikerjakan tim proyek menjadi lebih terstruktur dan berurut agar menghasilkan produk-produk (deliverables) yang diinginkan dari pengerjaan proyek. 
  • Validate Scope, proses untuk memverifikasi, memvalidasi, dan menyepakati secar a resmi scope yang telah disusun oleh seluruh pihak yang terlibat di dalam proyek. 
  • Control Scope, proses kontrol yang terjadi pada scope proyek yang berjalan dari awal pengerjaan proyek hingga akhir. Dengan tujuan agar apabila terjadi perubahan susunan scope tidak sampai mengganggu keseimbangan triple constraint. 
Setelah WBS terbentuk, hal yang dilakukan selanjutnya adalah memperkirakan durasi waktu pelaksanaan masing-masing aktivitas. Hal tersebut dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti guesstimating, the delphi technique, time boxing, top-down estimating, poker planning.

PENJADWALAN PROYEK

Kegiatan manajemen waktu proyek pada fase planning meliputi : Mendefinisikan Aktivitas, Pengurutan Aktivitas, Estimasi Lama Aktivitas, dan Penyusunan Jadwal Proyek. Sedangkan pada fase controlling kegiatannya adaah Pengendalian Jadwal Proyek.

Mendefinisikan Aktivitas (Activity Definition)
Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas atau pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek. Daftar aktivitas ini dapat mengacu pada WBS (Work Breakdown Structure) yang telah disusun sebelumnya pada manajemen scope. Sebagaimana penyusunan WBS, tim proyek dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu juga melibatkan stakeholder yang lain untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah terdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun.

Pengurutan Aktivitas (Activity Sequencing)
Setelah mendefinisikan aktivitas proyek, langkah berikutnya adalah membuat urutan aktivitas yang merupakan detil dari WBS, detil deskripsi produk, asumsi dan batasanbatasan untuk menentukan hubungan antar aktivitas. Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang ketergantungan dan perbedaan bentuk ketergantungan. Ketergantungan dan hubungan akan menentukan urut-urutan aktvitas. Misalnya apakah mulainya satu aktivitas harus menunggu aktivitas lain selesai ? Apakah beberapa aktivitas dapat berjalan bersamaan ? apakah beberapa aktivitas saling overlap ? Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas merupakan bahan dasar dalam menyusun penjadwalan proyek. Terdapat 3 (tiga) aturan dasar dalam menyusun urutan aktivitas.

  • Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies) ; ketergantungan yang tidak dapat dipisahkan antar aktivitas/pekerjaan. Misalnya, pengujian program tidak dapat dilakukan sebelum pembuatan program telah diselesaikan.
  • Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies) ; ketergantungan yang ditentukan oleh tim proyek. Sebagai contoh, dalam rangka mendapatkan hasil desai yang baik, tim proyek mungkin belum akan memulai pekerjaan desain selama pekerjaan analisis sistem belum selesai sepenuhnya walaupun sebenarnya desain sistem sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu pekerjaan analisis sistem diselesaikan semuanya.
  • Ketergantungan Eksternal (External Dependencies) ; ketergantungan antara aktivitas proyek dengan aktivitas non proyek. Sebagai contoh, pekerjaan instalasi sistem operasi dan program aplikasi mungkin akan tergantung pada ketersediaan hardware baru yang dipasok oleh suplier.
Berdasarkan identifikasi (definisi) aktivitas, dan saling ketergantungannya ini, maka akan memudahkan tim proyek dalam menyusun urutan pekerjaan pada proyek yang pada akhirnya diwujudkan dalam bentuk penjadwalan proyek. Alat bantu yang biasanya digunakan dalam menyusun urutan aktivitas salah satunya adalah : CPM dan Precedence Diagramming Method (PDM).

CPM

Disebut juga analisis jalur kritis, merupakan analisis jaringan proyek yang digunakan untuk memperkirakan total durasi (umur) proyek. Jalur kritis proyek adalah sekumpulan aktivitas yang menentukan waktu paling cepat selesainya proyek. Jalur ini merupakan jalur terpanjang pada diagram jaringan dan memiliki slack atau float minimal. Slack atau float adalah sejumlah waktu tunda aktivitas (waktu kelonggaran), tanpa menunda atau mengganggu selesainya proyek secara keseluruhan.

Untuk menentukan jalur kritis ini :
  • Susun diagram jaringan yang baik (untuk memudahkan gunakan metode ADM) lengkap dengan durasi waktunya.
  • Identifikasi seluruh jalur yang mungkin, dimana jalur tersebut menghubungkan awal
    proyek hingga akhir proyek.
    disebut jalur kritis.
  • Hitung waktu total masing-masing jalur. Jalur dengan total waktu paling lama

PRECEDENCE DIAGRAMMING METHOD (PDM)

Metode pembuatan diagram jaringan kerja proyek menggunakan simbol kotak sebagai representasi antivitas proyek. Metode ini lebih memperlihatkan hubungan waktu. Pada PDM, aktivitas dinytatakan dalam bentuk kotak dan hubungan antar aktivitas dinyatakan dengan anak panah. Metode ini lebih populer dibandingkan dengan metode ADM dan lebih jelas dalam menggambarkan bentuk hubungan antar aktivitas. Metode PDM juga lebih banyak diadopsi pada tool-tool manajemen proyek. Sebagai ilustrasi, perhatikan contoh diagram PDM berikut :


Terdapat 4 bentuk ketergantungan pada metode PDM, yaitu :
  • Finish-to-start (FS) ; Suatu aktivitas tidak dapat dimulai selama aktivitas sebelumnya
  • belum berakhir.
  • Start-to-start (SS) ; Suatu aktivitas tidak dapat dimulai selama aktivitas lain belum
  • dimulai.
  • Finish-to-finish (FF) ; Suatu aktivitas tidak dapat diakhiri selama aktivitas lain
  • berakhir.
  • Start-to-Finish (SF) ; Suatu aktivitas tidak dapat diakhiri selama aktivitas A belum
  • dimulai.

GANTT CHART DAN MILESTONE

Gantt Chart merupakan salah satu tools yang dapat digunakan dalam mengembangkan jadwal pelaksanaan proyek. Gantt chart sering digunakan dalam penjadwalan proyek karena mudah digunakan dan dapat menampilkan penjadwalan yang sederhana dan jelas.

Gantt Chart konsepnya pertama kali muncul dikenalkan oleh Karol Adamiecki pada tahun 1896, dengan nama Harmonogram. Kemudian pada tahun 1910-1915 Henry Gantt mempublikasikan metode penjadwalan proyeknya yang kemudian diberi nama Gantt Chart.

Gantt chart memiliki dua sumbu (x dan y) dimana sumbu x melambangkan waktu (time) dan sumbu y melambangkan aktifitas (activity). Sumbu waktu (x) memberikan informasi mengenai waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan aktifitas, sedangkan sumbu aktifitas (y) berfungsi menampilkan daftar aktifitas yang perlu dikerjakan untuk menyelesaikan proyek. Aktifitas yang ada pada gantt chart didapatkan dari WBS (Work Breakdown Structure).


Dalam gambar diatas dapatdilihat bahwa aktifitas dilambangkan berupa bar/kotak yang memiliki panjang sesuai dengan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktifitas tersebut. Jika waktu pengerjaan aktivitas semakin lama maka bar nya juga akan semakin panjang.  Apabila bar aktifitas berurutan seperti pada gambar, maka itu menandakan bahwa aktifitas yang ada harus dikerjakan satu-satu secara berurutan (sequencing task), ini dapat terjadi pada proyek yang setiap aktifitas setelah aktifitas pertama bergantung pada penyelesaian aktifitas sebelumnya (predecessor task), contohnya pada pengerjaan implementasi sistem perlu diselesaikan terlebih dahulu tahap perencanaan sistem agar dapat lanjut ke tahap implementasi. 


Akan tetapi ada juga proyek yang terdapat satu waktu atau lebih dimana dapat dilakukan lebih dari 1 aktifitas (paralel task), contohnya pada mengerjakan tasks pada tahap implementasi dalam sebuah proyek pengembangan perangkat lunak.

Milestone dari WBS juga turut dimasukkan ke dalam Gantt Chart yang menandakan setiap pencapaian penting pada proyek agar dapat mencapai tingkat keberhasilan yang memuaskan, misalnya pencapaian seperti menyelesaikan tahapan pengujian dan lain sebagainya.

PROJECT EVALUATION & REVIEW TECHNIQUE (PERT)

Merupakan metode analisis jaringan untuk memperkirakan umur proyek dengan memperhitungkan faktor ketidakpastian waktu masing-masing aktivitas. PERT memperkirakan umur proyek berdasarkan perkiraan waktu probabilistik dengan memertimbangkan 3 jenis waktu yaitu waktu optimis (optimistic time), waktu normal (most likely time) dan waktu pesimis (pessimistic time). Waktu optimis (To) adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas jika tidak terjadi kesalahan pada pelaksanaan aktivitas (segala sesuatunya berjalan lancar tanpa gangguan). Waktu normal (Tm) adalah waktu yang dibutuhkan bila aktivitas berjalan normal (waktu tengah). Waktu pesimis (Tp) adalah waktu yang dibutuhkan bila terjadi kesalahan pada pelaksanaan aktivitas yang bersangkutan. Berdasarkan ketiga jenis waktu tersebut, maka waktu estimasi aktivitas diperoleh dengan rumus :
Sebagai contoh, manajer proyek memperkirakan pekerjaan analisis sistem akan dapat diselesaikan dalam waktu 8 hari kerja. Akan tetapi berdasarkan pengalaman pada proyek sejenis, pekerjaan analisis sistem memerlukan waktu hanya 10 hari pada kondisi normal dan membutuhkan waktu 24 hari pada kondisi tidak normal. Maka waktu (durasi) pekerjaan analisis sistem dapat ditentukan :
Merencanakan waktu proyek berdasarkan analisis PERT secara praktek memang tidak mudah. Akurasi penyusunan waktu aktivitas sangat bergantung pada pengalaman dan ketajaman manajer proyek dalam merumuskan komponen-komponen waktu aktivitas PERT.