Tujuan dan Tahap Awal Analisis Kelayakan Proyek

Analisis Kelayakan Proyek dilakukan untuk menganalisa kemungkinan keuntungan dan kerugian serta risiko yang bisa didapatkan dari pengerjaan proyek, serta memastikan apakah proyek yang akan dikerjakan cocok dengan kebutuhan client. Sebelum dilakukan tahap analisa, diperlukan pengerjaan tahap studi kelayakan terlebih dahulu untuk mempelajari alasan mengapa diperlukannya pembuatan sistem informasi atau software yang baru, dan yang paling awal dilakukan adalah menganalisis kebutuhan yang ingin dicapai client dari pengerjaan proyek. Dari analisis kebutuhan client inilah yang menjadi awal penentuan sebuah proyek layak untuk dilanjutkan atau tidak.


Dari tahap awal analisis kelayakan proyek ini, hal-hal yang harus diperhatikan adalah :

  1. Memahami dan memperjelas kebutuhan client
  2. Menentukan ruang lingkup dari studi sistem
  3. Menentukan kelayakan dari setiap alternatif proyek berdasarkan kemungkinan keuntungan/kerugian yang didapat.
  • Dunia yang serba cepat sekarang mengharuskan setiap organisasi bisnis untuk terus mengembangkan sistem mereka dengan bantuan system analyst untuk menentukan proyek yang layak dikerjakan dan mengatur penjadwalannya dengan bantuan perangkat penjadwal agar proyek dapat selesai tepat waktu. Berikut ini adalah contoh perangkat penjadwal yang dapat membantu perancangan proyek :

  • Context Diagram

  • Workflow

  • Time Schedule

  • Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)

Menyeleksi Proyek

Banyak macam proyek bisa muncul karena beberapa macam alasan yang menimbulkan masalah, kita dapat mengidentifikasi masalah untuk membantu menentukan proyek yang pas melalui kritik saran dari vendor/konsumen organisasi, perilaku pegawai, dan output dari organisasi. Misalnya masalah seperti pekerjaan yang tidak berjalan dengan lancar, pegawai yang bermasalah, dan ketidakpuasan konsumen terhadap kinerja organisasi dapat menjadi contoh permasalahan yang dapat ditemui dalam proses identifikasi masalah.


Agar mengidentifikasi masalah untuk menyeleksi proyek dapat berjalan dengan baik, perlu diperhatikan poin-poin berikut :

  1. Ada dukungan dari pihak manajemen dalam penyeleksian proyek
  2. Pengaturan waktu yang tepat dalam menyeleksi proyek
  3. Dapat mengupayakan peningkatan kinerja keseluruhan organisasi
  4. Memilih proyek yang sumber dayanya bisa digunakan dan dimengerti oleh system analyst dan organisasi
  5. Memastikan proyek yang dipilih adalah prioritas yang harus diinvestasikan.

Menentukan Kelayakan

Kelayakan proyek ditetapkan lewat 3 kriteria ini :

  1. Operasional. Adalah kriteria dimana proyek dikatakan layak jika personel yang disediakan organisasi dalam menyusun sistem dapat diandalkan dan prosedur yang disiapkan sesuai dengan kebutuhan proyek.
  2. Teknis. Adalah kriteria dimana proyek dikatakan layak jika organisasi dapat menyediakan hardware dan software yang dibutuhkan dalam pengerjaan proyek dan dapat dimengerti oleh system analyst dan organisasi.
  3. Ekonomis. Adalah kriteria dimana proyek dikatakan layak jika sumber daya seperti waktu dan anggaran yang disediakan organisasi memadai untuk proyek, sehingga keuntungan dari sistem bisa lebih terasa.

Mengumpulkan Data/Fakta

System analyst mengumpulkan data/fakta dalam tahap studi kelayakan. Tujuannya adalah untuk :

  1. Memperhitungkan keberadaan masalah
  2. Mendefinisikan masalah
  3. Memperhitungkan jangkauan masalah
  4. Mendapatkan informasi untuk melakukan studi kelayakan awal
  5. Menyusun rencana untuk melakukan tahap analisis kelayakan proyek

Dalam mengumpulkan data, system analyst harus melakukan :

  1. Interview : Mengumpulkan informasi langsung dengan client agar sepaham dalam hal sistem, masalahnya dan permintaan client
  2. Presentasi Internal : Personil di bagian tertentu organisasi mempresentasikan informasi dalam bagian tertentu kepada system analyst
  3. Pemeriksaan Literatur Internal : Meliputi pemeriksaan dokumen, bagian organisasi, DFD, flowchart,dan manual lainnya yang berhubungan dengan SI organisasi
  4. Pengamatan : System analyst mengikuti proses transaksi suatu bagian organisasi dari awal hingga akhir
  5. Pemeriksaan File : Setelah langkah 1-4 dilakukan, akan dilakukan pemeriksaan terhadap file-file yang berhubungan dengan pemrosesan transaksi.

Perencanaan Proyek

Rencana proyek adalah pernyataan tentang jangkauan proyek, jadwal proyek, sumber daya untuk menyelesaikan proyek, dan biaya proyek.


Tujuan dari pembuatan rencana proyek adalah :

  1. Menjadwalkan pengguunaan sumber daya
  2. Menentukan tahap utama dalam proyek untuk mengamati kemajuan proyek
  3. Memperkirakan anggaran untuk melanjutkan proyek
  4. Menyusun petunjuk untuk membuat keputusan melanjutkan proyek atau tidak
  5. Menyusun kerangka kerja untuk memastikan kebenaran & kelengkapan langkah-langkah dalam proyek.

Menentukan Kebutuhan Sistem

Kebutuhan umum sistem yang akan dikembangkan dalam proyek meliputi : input, output, resources dan operasi. Semua kebutuhan tersebut sangat penting untuk memenuhi kebutuhan organisasi di masa kini dan masa mendatang. Sedangkan kebutuhan spesifik yang akan dikembangkan untuk sistem baru meliputi :

  1. Output yang harus dihasilkan
  2. Input-output yang diperlukan untuk menghasilkan output
  3. Operasi yang dilakukan untuk menghasilkan output.

Mendapatkan Persetujuan

Setelah semua proses diatas dilaksanakan, system analyst akan membuat draft dokumen kelayakan yang nantinya perlu diberikan persetujuan untuk dibuat menjadi dokumen kelayakan. Dokumen kelayakan meringkas penemuan-penemuan, kesimpulan, dan penyelesaian serta salinan dokumentasi yang dikumpulkan dan dibuat selama studi kelayakan. Ada 2 jenis persetujuan terhadap draft dokumen kelayakan, yaitu :

  • Persetujuan pemakai (terhadap sistem yang akan disusun)
  • Persetujuan pihak manajemen (stakeholders) terhadap kelanjutan proyek.

Untuk mendapatkan persetujuan tersebut, system analyst perlu memastikan bahwa isi draft dokumen kelayakan benar (sesuai fakta), lengkap dan memuaskan pemakai.


Konten Dokumen Analisis

Analisis erat kaitannya dengan dokumentasi yang menjadi dasar dari pembangunan dan pengembangan sistem ditahap-tahap berikutnya. Isinya meliputi :

  1. Ringkasan Executive yang terdiri dari ringkasan proyek, sistem baru dan efeknya, serta biaya/keuntungan dan rekomendasi
  2. Ringkasan analisis sistem : Ringkasan mengenai fakta yang dikumpulkan dan analisis yang dilakukan.
  3. Permintaan pemakai untuk sistem baru yang mencakup pada persyaratan operasi, informasi, dan kontrol
  4. Deskripsi sistem logis baru yang meliputi : 1. DFD, dan narasi sistem logis baru, 2. Ringkasan perbaikan sistem logis baru
  5. Deskripsi sistem fisik baru yang meliputi : 1. Flowchart, DFD, dan narasi sistem fisik baru, 2. Ringkasan biaya/keuntungan sistem fisik baru
  6. Hambatan dalam sistem baru
  7. Jadwal dan Anggaran fase berikutnya yang mencakup pada persyaratan personel dan komputer, serta jadwal penyusunan sistem
  8. Persyaratan
  9. Rekomendasi
  10. Lampiran yang meliputi : 1. Dokumen kelayakan, 2. Gambar, tabel, memo, 3. Jadwal, biaya, keuntungan.