Setelah tahap analisis selesai, maka tahap selanjutnya yang akan dilakukan dalam SDLC adalah tahap perancangan. Dalam periode ini, seorang analis sistem sudah mendapatkan gambaran yang jelas mengenai apa yang harus dikerjakan. Maka dari itu, dalam tahap perancangan yang akan dilakukan selanjutnya adalah memikirkan bagaimana cara untuk merealisasikan sistem tersebut untuk memenuhi requirements yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya. 

Tahap perancangan ini dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari elemen-elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. 

 Tahap Perancangan sendiri secara garis besar dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
  1. Perancangan sistem secara umum/konseptual/logikal/makro.
  2. Perancangan sistem secara terperinci/fisik.
Dalam postingan kali ini kita akan membahas lebih rinci mengenai perancangan sistem secara umum, kendala yang dihadapi dalam tahap perancangan sistem dan juga mengenai RAD (Rapid Application Development).

Perancangan (Design) Sistem Secara Umum

Perancangan desain secara umum pengerjaannya didasarkan pada hasil-hasil yang telah berhasil dikumpulkan pada fase analisis. Tahap perancangan sistem secara umum bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem baru. Pada tahap umum ini, komponen-komponen sistem dirancang dengan tujuan untuk mengkomunikasikan kepada user bukan kepada programmer. Komponen-komponen yang turut dirancang antara lain: model, output, input, basis data, teknologi, dan kontrol.
  • Perancangan Output
Perancangan output dikerjekan dengan tujuan agar dapar memudahkan pengerjaan setiap user yang akan menggunakannya. Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang visible (dapat dilihat). Output dapat diklasifikasikan menjadi: Output Internal: output yang ditujukan untuk mendukung kegiatan manajemen. Tujuan output untuk informasi dilingkungan organisasi user. Contoh : laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan, dll. Output eksternal: adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya. Tujuan output untuk informasi diluar organisasi pemakai. Contoh : faktur, check, tanda terima pembayaran, dll.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan perancangan output :
- Tipe output (Eksternal, Internal)
- Isi output (keterangan atau informasi)
- Format output (berupa keterangan/narrative, tabel atau grafik)
- Frekuensi (banyaknya pencetakan dalam periode tertentu)

Langkah-langkah Perancangan Output Secara Umum :
- Menentukan kebutuhan Output dari sistem yang baru
- Output yang akan dirancang dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat.
- Menentukan parameter dari Output (lihat yang harus diperhatikan dalam perancangan Output)

  • Perancangan Input
Perancangan input dilakukan untuk mengefektifkan biaya pemasukan data, untuk mencapai keakuratan yang tinggi, untuk menjamin pemasukan data dapat diterima & dimengerti oleh pemakai. Tipe Input dapat dibedakan menjadi dua, yaitu: Eksternal, pada tipe ini data yang masuk berasal dari luar organisasi. Contoh : faktur pembelian, kuitansi dari luar organisasi, dll. Internal, pada tipe ini data yang dimasukkan merupakan hasil komunikasi user dengan sistem. Contoh : faktur penjualan, order penjualan, dll

 Alat input dapat digolongkan 2 golongan yaitu alat input langsung yang merupakan alat input yang langsung disambungkan dengan CPU misalnya keyboard, mouse. Alat input tak langsung yaitu alat input yang tak langsung berhubungan dengan CPU misalnya KTC (key to card), KTP (key to tape) dan KTD (key to disk). Input yang menggunakan alat input tidak langsung mempunyai 3 tahapan utama, yaitu data capture, data preparation dan data entry. Sedangkan input yang menggunakan alat input langsung terdiri dari 2 tahapan utama, yaitu data capture dan data entry.

Yang perlu diperhatikan dalam Perancangan Input adalah : Tipe input, Fleksibel format, Kecepatan, Akurat, Metode verifikasi, Mudah dikoreksi, Keamanan, Mudah digunakan, Kompatibel dengan sistem yang lain, Biaya yang ekonomis.

Proses Input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu :
  • Data capture / Penangkapan data
  • Data preparation / Penyiapan data
  • Data entry / Pemasukan data

Langkah-langkah Perancangan Input Secara Umum :
  • Menentukan kebutuhan Input dari sistem yang baru. Input yang akan didesain ditentukan dari diagram arus data (DAD) sistem baru yang telah dibuat. Input di DAD ditunjukkan oleh arus data dari kesatuan luar ke kesatuan proses dan bentuk tampilan input dan alat input yang ditunjukkan oleh proses pemasukkan data. 
  • Input yang akan dirancang dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat 
  • Menentukan parameter dari Input (Bentuk dari input (dialog layar), Sumber input, Alat input)
  • Perancangan Proses
Tujuan dari tahap ini adalah untuk menjaga agar proses data berjalan dengan lancar dan teratur sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat selain itu juga untuk mengawasi proses dari sistem yang sedang berjalan/ dirancang. Perancangan proses dari sebuah sistem dapat digambarkan dengan beberapa hal, antara lain: sistem flowchart, DFD, dll. Proses sendiri dapat dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu: real time, offline, online, dan batch.
  • Perancangan Basis Data
Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan disimpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Sistem basis data adalah suatu sistem yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam didalam suatu organisasi. Alat perancangan database antara lain ERD, mapping, normalisasi.

Tipe File:
1. File Induk (master file)
- File induk acuan (reference master file) yaitu file induk yang recordnya relatif statis, jarang berubah nilainya. Misalnya daftar mata kuliah.
- File induk dinamik (dynamic master file) yaitu file induk yang nilai record-recordnya sering berubah akibat suatu transaksi. Misalnya file persediaan barang.
2. File Transaksi (transaction file)
File transaksi yaitu file yang digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi.
3. File Laporan (file output)
File laporan berisi informasi yang akan ditampilkan, biasanya untuk mempersiapkan pembuatan laporan bila printer belum siap.
4. File Sejarah (history file)
File sejarah berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk masa yang akan datang.
5. File Pelindung (Backup file)
6. File Kerja (working file)
File kerja dibuat oleh suatu proses program secara sementara karena memori komputer tidak mencukupi atau untuk menghemat pemakaian memori selama proses dan akan dihapus jika proses telah selesai.
7) File Library Berisi program-program aplikasi atau utility program

Langkah-langkah desain database secara umum :
- Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru. Dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang dibuat.
- Menentukan parameter dari file database, yaitu:
• Tipe file : File induk, file transaksi dll
• Media file : Harddisk, disket, dll
• Organisasi file : organisasi database (jaringan, berjenjang, relasional)
• Field kunci

  • Perancangan Kontrol

Pengendalian yang diterapkan pada sistem informasi berguna untuk mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Tujuannya agar keberadaan sistem setelah diimplementasi dapat memiliki keandalan dalam mencegah kesalahan, kerusakan serta kegagalan proses sistem. Ancaman sistem yang dimaksud antara lain: kesalahan manusia (lalai, kurang pelatihan), perangkat lunak yang bersifat merusak / menipu (Salami Technique, Trojan Horse, Logic Bomb, Worm, Virus), penyadapan, pengaksesan yang tidak sah, perubahan / kehilangan database, kegagalan landasan teknologi.

Pengendalian secara umum, diantaranya termasuk:
o Pengendalian organisasi
o Pengendalian dokumentasi
o Pengendalian perangkat keras
o Pengendalian keamanan fisik
o Pengendalian keamanan data
o Pengendalian komunikasi

Pengendalian aplikasi, diantaranya termasuk:
o Pengendalian masukkan
o Pengendalian pengolahan
o Pengendalian keluaran

  • Perancangan Jaringan
Langkah-langkah yang dilakukan dalam perancangan jaringan:
  1. Membuat segmen-segmen bidang usaha (bisa berdasarkan geografis, departemen, baguanan, lantai, dsb)
  2. Membuat sebuah model LAN
  3. Mengevaluasi LAN untuk menentukan apakah mereka cocok untuk tiap segmen diseluruh usaha.
  4. Interkoneksi segmen-segmen jaringan
Beberapa contoh topologi yang dapat digunakan dalam perancangan jaringan sebuah sistem antara lain topologi bus, star, dan ring.
  • Perancangan Komputer
Komputer dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis diantaranya komputer mainframe, mini komputer, dan mikrokomputer. Dalam perancangan komputer sebuah sistem ada beberapa device yang dapat digunakan contohnya device input, output, proccess, dan storage.

Kendala dalam Perancangan (Design) Sistem

  1. Integrasi sistem, sistem yang dibuat harus bisa bersifat terpadu (dapat berhubungan dan berkomunikasi dengan baik) diantara bagian-bagian yang ada dalam sebuah organisasi. Jika terjadi masalah mengenai hal ini maka koordinasi dari operasi-operasi yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi dapat terganggu.
  2. Informasi yang dihasilkan sistem kurang berkualitas, yaitu tidak tepat pada waktunya (Timely), tidak tepat nilainya (Accurate), dan tidak relevan (Relevance). Jika hal ini terjadi maka informasi tidak akan dapat berguna bagi pemakai.
  3. Kendala mengenai user yang tidak dapat terbiasa dengan sistem baru yang dibuat
  4. Adanya ketidakjelasan prosedur dalam penggunaan sistem. Hal ini dapat menjadi masalah karena sebuah sistem digunakan oleh sekian banyak orang dalam sebuah organisasi yang dapat berujung pada performa yang kurang maksimal dari sistem (tidak optimal), maka perlu adanya prosedur yang jelas.
  5. Keinginan dari client yang kurang jelas. Hal ini dapat berupa banyak hal, misalnya karena client yang ingin membuat sistem hanya berdasarkan keinginan bukan kebutuhan. Hal ini dapat berujung pada sistem yang kurang berguna dari segi fungsi dan juga biaya yang lebih besar daripada yang sebenarnya dibutuhkan.

Teknik/Metode untuk Memperoleh Data dan Informasi

Metode penelitian berhubungan dengan bagaimana cara kita mengumpulkan data-data, dari siapa (sumber) data tersebut didapatkan, alat/media apa yang digunakan untuk mendapatkan data, dll. Pengumpulan data dilakukan dalam rangka mencari informasi yang dibutuhkan untuk mewujudkan tujuan penelitian. Sedangkan, instrumen data dapat diartikan sebagai alat yang digunakan untuk mengumpulkan data. Metode dan instrumen dalam pengumpulan data ini saling berhubungan.Jenis data yang diperoleh sendiri dapat kita bedakan menjadi dua, yaitu: data primer maksudnya data diperoleh dari sumber langsung dan yang kedua data sekunder maksudnya data diperoleh dari sumber tak langsung.

Ada berbagai metode pengumpulan data yang dapat dilakukan dalam sebuah penelitian. Metode pengumpulan data ini dapat digunakan secara sendiri-sendiri, namun dapat pula digunakan dengan menggabungkan dua metode atau lebih. Beberapa metode pengumpulan data antara lain:
  • Wawancara
Teknik pengumpulan data dengan wawancara dilakukan melalui tatap muka dan tanya jawab langsung antara peneliti dan narasumber. Seiring perkembangan teknologi, metode wawancara tidak hanya dapat dilakukan secara konvensional (tatap muka) melainkan dapat pula dilakukan melalui media-media tidak langsung, misalnya telepon, email, atau skype. Wawancara terbagi atas dua kategori, yakni wawancara terstruktur dan tidak terstruktur.
a. Wawancara terstruktur,  peneliti sudah mengetahui terlebih dahulu dengan jelas tentang apa yang ingin ia cari dari seorang a, maka dari itu biasanya dalam situasi seperti ini peneliti yang bersangkutan sudah terlebih dahulu menyiapkan list pertanyaan secara sistematis agar dapat menggali informasi yang dibutuhkan dari narasumber. Instrumen penelitian yang digunakan dapat berupa alat perekam (recorder atau camera), catatan, dll.
b. Wawancara tidak terstruktur, wawancara tidak terstruktur adalah wawancara bebas. Dalam kasus ini peneliti tidak melaksanakan wawancara berdasarkan pedoman wawancara yang sistemik dan spesifik melainkan hanya memuat poin-poin penting dari masalah yang ingin digali dari responden untuk kemudian dikembangkan selama wawancara dilaksanakan.
  • Angket/Kuisioner
Kuesioner merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawab. Jika peneliti sudah mengetahui variabel yang akan digunakan untuk meneliti serta jawaban-jawaban atau informasi sepeti apa yang diharapkan dari responden maka metode angket ini dapat menjadi pilihan yang tepat karena lebih efisien. Selain itu kuesioner juga cocok digunakan bila jumlah responden cukup besar dan tersebar di wilayah yang luas.
Berdasarkan bentuk pertanyaannya, kuesioner dapat dikategorikan dalam dua jenis, yakni kuesioner terbuka dan kuesioner tertutup. Kuesioner terbuka adalah kuesioner yang memberikan kebebasan kepada objek penelitian untuk menjawab, ini berarti pertanyaan dapat berbentuk seperti essai/jawaban singkat dimana responden bebas untuk menjawab sesuai dengan opini masing-masing . Sementara itu, kuesioner tertutup adalah kuesioner yang telah menyediakan pilihan jawaban untuk dipilih oleh objek penelitian. Seiring dengan perkembangan, beberapa penelitian saat ini juga menerapkan metode kuesioner yang memiliki bentuk semi terbuka. Dalam bentuk ini, pilihan jawaban telah diberikan oleh peneliti, namun objek penelitian tetap diberi kesempatan untuk menjawab sesuai dengan kemauan mereka.
  • Dokumentasi
Metode ini tidak ditujukan langsung kepada subjek penelitian. Studi dokumen adalah jenis pengumpulan data yang meneliti berbagai macam dokumen yang berguna untuk bahan analisis terkait dengan penelitian yang akan dilakukan. Dokumen yang dapat digunakan dalam pengumpulan data dibedakan menjadi dua, yakni: Dokumen primer yaitu dokumen yang ditulis oleh orang yang langsung mengalami suatu peristiwa, misalnya: autobiografi yang kedua ada dokumen sekunder yaitu dokumen yang ditulis berdasarkan oleh laporan/ cerita orang lain, misalnya: biografi.
  • Tes
Test merupakan metode untuk memperoleh informasi tentang aspek dalam tingkah laku seseorang yang menggunakan pengukuran yang menghasilkan suatu deskripsi kuantitatif tentang aspek yang diteliti.

  • Pengamatan/Observasi
Metode pengumpulan data observasi tidak hanya mengukur sikap dari responden, namun juga dapat digunakan untuk merekam berbagai fenomena yang terjadi. Teknik pengumpulan data observasi cocok digunakan untuk penelitian yang bertujuan untuk mempelajari perilaku manusia, proses kerja, dan gejala-gejala alam. Metode ini juga tepat dilakukan pada responden yang kuantitasnya tidak terlalu besar. Metode pengumpulan data observasi terbagi menjadi dua kategori, yakni:
a. Participant observation, dalam participant observation, peneliti terlibat secara langsung dalam kegiatan sehari-hari orang atau situasi yang diamati sebagai sumber data.b. Non participant observation, berlawanan dengan participant observation, non participant observation merupakan observasi yang penelitinya tidak ikut secara langsung dalam kegiatan atau proses yang sedang diamati.

RAD (Rapid Application Development)

Rapid Application Development (RAD) adalah strategi siklus hidup yang ditujukan untuk  menyediakan pengembangan yang jauh lebih cepat dan mendapatkan hasil dengan kualitas yang lebih baik dibandingkan dengan hasil yang dicapai melalui siklus tradisional (McLeod, 2002). RAD merupakan gabungan dari bermacam-macam teknik terstruktur dengan teknik prototyping dan teknik pengembangan joint application untuk mempercepat pengembangan sistem/aplikasi (Bentley, 2004). Dari definisi-definisi konsep RAD ini, dapat dilihat bahwa pengembangan aplikasi dengan menggunakan metode RAD ini dapat dilakukan dalam waktu yang relatif lebih cepat.


Fase-Fase dalam RAD:
1)      Requirements Planning (Perencanaan Syarat-Syarat)

Dalam fase ini, pengguna dan penganalisis bertemu untuk mengidentifikasikan tujuan-tujuan aplikasi atau sistem serta untuk megidentifikasikan syarat-syarat informasi yang ditimbulkan dari tujuan-tujuan tersebut. Orientasi dalam fase ini adalah menyelesaikan masalah-masalah perusahaan. Meskipun teknologi informasi dan sistem bisa mengarahkan sebagian dari sistem yang diajukan, fokusnya akan selalu tetap pada upaya pencapaian tujuan-tujuan perusahaan (Kendall, 2010).

2)      RAD Design Workshop (Workshop Desain RAD)

Fase ini adalah fase untuk merancang dan memperbaiki yang bisa digambarkan sebagai workshop. Penganalisis dan dan pemrogram dapat bekerja membangun dan menunjukkan representasi visual desain dan pola kerja kepada pengguna. Workshop desain ini dapat dilakukan selama beberapa hari tergantung dari ukuran aplikasi yang akan dikembangkan. Selama workshop desain RAD, pengguna merespon prototipe yang ada dan penganalisis memperbaiki modul-modul yang dirancang berdasarkan respon pengguna. Apabila sorang pengembangnya merupakan pengembang atau pengguna yang berpengalaman, Kendall menilai bahwa usaha kreatif ini dapat mendorong pengembangan sampai pada tingkat terakselerasi (Kendall, 2010).

3)      Implementation (Implementasi)

Pada fase implementasi ini, penganalisis bekerja dengan para pengguna secara intens selama workshop dan merancang aspek-aspek bisnis dan nonteknis perusahaan. Segera setelah aspek-aspek ini disetujui dan sistem-sistem dibangun dan disaring, sistem-sistem baru atau bagian dari sistem diujicoba dan kemudian diperkenalkan kepada organisasi (Kendall, 2010).

Kelebihan RAD:

  • Mudah mengakomodasi perubahan sistem
  • Progress development bisa di ukur
  • Waktu iterasi bisa di perpendek menggunakan RAD Tools
  • Mengurangi waktu development
  • Mudah dalam menentukan dasar sistem
  • Mempermudah feedback customer
  • Cocok untuk proyek yang membutuhkan waktu pengembangan yang lebih pendek.
  • Cocok untuk sistem yang berbasis komponen dan terukur.

Kekurangan RAD:

  • Ketergantungan pada anggota bisnis tim untuk mengidentifikasi persyaratan bisnis
  • Hanya sistem yang bisa di modularized yang bisa dibangun menggunakan RAD
  • Membutuhkan developer / designer yang berpengalaman
  • Ketergantungan pada keterampilan model
  • Kompleksitas manajemen 
  • Tidak dapat diterapkan pada proyek yang kecil / murah

Nah, sekian pembahasan kita kali ini mengenai analisis dan perancangan sistem. Semoga apa yang saya tulis dapat menjadi manfaat dan sampai ketemu di postingan selanjutnya !!!

Referensi:

  1. https://www.academia.edu/7347034/i_BAHAN_AJAR_ANALISA_DAN_PERANCANGAN_SISTEM_INFORMASI
  2. http://fasilkom.mercubuana.ac.id/wp-content/uploads/2017/10/Modul-Analisa-Perancangan-Sistem-Informasi.pdf
  3. https://blog.ecampuz.com/4-permasalahan-umum-membangun-sistem-informasi-akademik-kampus/
  4. https://www.academia.edu/5997638/Metode_Pengumpulan_Data
  5. http://ciputrauceo.net/blog/2016/2/18/metode-pengumpulan-data-dalam-penelitian
  6. https://piyaneo.wordpress.com/2014/05/10/rapid-application-development-rad/
  7. Kendall, J.E. & Kendall, K.E. 2010. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: Indeks.
  8. http://www.sistem-informasi.xyz/2017/05/pengertian-rad-rapid-application.html
  9. https://media.neliti.com/media/publications/79108-ID-mengatasi-kendala-dalam-penerapan-sistem.pdf
  10. http://mariana-kristiyanti.blogspot.com/2010/11/tahap-perancangan-sistem_24.html